Blog / Risks Managment

Partner - إدارة المخاطر في مشاريع تخطيط موارد المؤسسات

لا يوجد شيء اسمه مشروع خالٍ من المخاطر. يوجد مشروع لإحداث التغيير ، ومع التغيير يأتي عدم اليقين ، وهذا يعني أنه يجب اتخاذ المخاطر

December 15, 2019 · 3 min read

سوف أتحدث عن منهجية إدارة المخاطر لاحقًا ، ولكن أولاً وقبل كل شيء ، هل هناك مخاطر محددة أو ذات صلة خاصة بمشروعات تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات ؟

بحثت الورقة البيضاء الصادرة عن Lumenia حول إدارة المخاطر في مشاريع ERP في بعض أهم عوامل الخطر التي أدت إلى الفشل أثناء عمليات تخطيط موارد المؤسسات وكيفية معالجتها. تم تحديد هذه المخاطر المحددة بناءً على دراسة أجرتها مجموعة في جامعة بيزا في عام 2007 [1] ، وكانت العوامل الأربعة الرئيسية في تطبيقات تخطيط موارد المؤسسات هي:

التفكير الاستراتيجي غير الفعال والتخطيط
ضعف مهارات فريق المشروع
BPR (إعادة هندسة العمليات التجارية)
إدارة التغيير غير كافية.

التفكير الاستراتيجي غير الفعال والتخطيط

تعد محاذاة أهداف مشروع تخطيط موارد المؤسسات مع التبرير الأصلي لمشروع تخطيط موارد المؤسسات إحدى الخطوات الأولى لضمان نجاح المشروع. عادة ما يتم تحديد قضايا العمل الإستراتيجية التي يجب معالجتها بواسطة نظام تخطيط موارد المؤسسات عند تطوير مبررات المشروع ، ولكن يجب مراجعتها وتحليلها طوال فترة التنفيذ لضمان بقاء استراتيجية العمل وأهداف المشروع متزامنة. تتمثل إحدى الطرق لتحقيق ذلك في ترجمة الأهداف التجارية للمشروع إلى فوائد متوقعة ثم تضمين مراجعات ومهام تحقيق الفوائد في كل مرحلة من مراحل خطة المشروع.

ضعف مهارات فريق المشروع

تشكيل فريق مشروع قوي يعني اختيار أعضاء الفريق الذين يمكنهم جلب الخبرة والمعرفة والتفاني اللازمين للمشروع. يجب أولاً تحديد المهارات والسمات الأساسية المطلوبة ، ومن ثم يقابلها أعضاء محتملون في الفريق ضدها. التقييمات السيكومترية والمهنية هي طريقة فعالة للغاية للقيام بذلك. هذه التقييمات مفيدة أيضًا في تحديد الثغرات والضعف الحتمي في المهارات. معرفة نقاط الضعف مقدما يعني أنه يمكن أخذها في الاعتبار عند التخطيط ؛ في بعض الأحيان ، قد يكون من الضروري إعادة تعيين المسؤوليات. من الأسهل كثيرًا القيام بذلك في بداية المشروع بدلاً من القيام بذلك عند مواجهة المشكلات.

BPR (إعادة هندسة العمليات التجارية)

بشكل عام ، سيتم تقليل المخاطر التي يتعرض لها التطبيق بشكل كبير من خلال إجراء تمرين أولي (BPR) قبل اختيار تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مع المخرجات من تمرين BPR الذي يقود المتطلبات الوظيفية. على الرغم من أن هذا النهج سيساعد ، إلا أنه لا يزيل تمامًا خطر وجود فجوات في فهم العملية الجديدة ، حيث أنه في الممارسة العملية ، يتم وضع قدر كبير من التفاصيل المتعلقة بالعمليات الجديدة فقط خلال مرحلة تصميم تطبيق ERP. من المهم أيضًا أن تتم مواءمة العمل المتعلق بإعادة هندسة العمليات التجارية مع العمل الجاري تحقيقه لتحقيق الفوائد.

إدارة التغيير غير كافية

اليقين المطلق هو أن إدخال نظام جديد لتخطيط موارد المؤسسات يعني أن الأمور ستتغير. العمليات التجارية والإجراءات سوف تتغير. يجب تحديث تعريفات الوظيفة / الوظيفة (قد تتوقف بعض الأدوار عن الوجود). قد يخاف المستخدمون مما تعنيه التغييرات بالنسبة لهم. من الضروري أن يتم إدارة التغيير بشكل استباقي لتقليل تأثير المخاطر المرتبطة به.

منهجية إدارة المخاطر

توجد طريقة فعالة للغاية لإدارة المخاطر في PRINCE2 [2] ، وهي منهجية لإدارة المشاريع قائمة على العمليات.

وهو يصف اثنين من التخصصات لاحتواء المخاطر أثناء المشروع:

1. تحليل المخاطر الذي يشمل:

تحديد وتقييم المخاطر
تحديد واختيار الاستجابة المناسبة

2 . إدارة المخاطر لمعالجة المخاطر المحددة ، بما في ذلك:

تخطيط
مراقبة
المتابعة
توفير الموارد

تم توضيح الدورة والعلاقات بين هذين الاثنين:

سيكون مدراء المشروع المتمرسون على دراية بالمخاطر واستراتيجيات التخفيف الموضحة أعلاه ، وبالتالي فإن وجود مدير مشروع جيد أمر حيوي لنجاح المشروع. غالبًا ما يُنظر إلى إدارة المخاطر على أنها تجنب النتائج السلبية ، ولكن من الواضح أنه لكي يتم وصف تنفيذ ERP بأنه نجاح ، يجب أن تكون هناك نتائج إيجابية أيضًا. يجب أن تركز الإدارة الجيدة للمشروع على تحقيق فوائد العمل وكذلك تقديم أهداف المشروع وغاياته.