Partner - إدارة التغيير التنظيمي (Organizational Change Management)

Organizational Change Management

September 13, 2021 · 3 min read

إدارة التغيير التنظيمي (Organizational Change Management)

تتمثل الخطوة الأولى نحو مساعدة فريقك في فهم معنى إدارة التغيير بشكل اشتقاقي ، وما هي قيمته؟, ربما يكون هذا هو المكان الأكثر أهمية للبدء من حيث علاقته بفريقك التنفيذي وبعض أصحاب المصلحة الداخليين.

إدارة التغيير:

بعبارات بسيطة ، ( OCM Organizational Change Management) هو أي شيء يتسبب في تقدم الأعمال والعمليات الخاصة بشركتك إلى تلك الحالة المستقبلية ، أيًا كان ما قد يترتب عليه. من المؤكد أن هناك مكونًا للاتصالات والتدريب يتماشى مع ذلك ؛ ومع ذلك ، هناك الكثير لتغيير الإدارة أكثر من مجرد تدريب الأشخاص على كيفية استخدام النظام الجديد.

هناك العديد من مسارات العمل والعمليات داخل إدارة التغيير والتي تعد أشياء مهمة مثل :

التصميم التنظيمي .
إعادة تحديد أدوار ومسؤوليات الأشخاص.
يؤثر التغيير وفهم كيفية تأثر الأفراد ومجموعات العمل داخل مؤسستك بالتحول حتى نتمكن من استهداف اتصالاتنا وتدريبنا وجهود التغيير لتناسب احتياجاتهم تمامًا من خلال مكانهم الحالي والمكان الذي يتجهون إليه .

أهمية إدارة التغيير في تطبيق نظام الـ ERP:

لإنجاح تركيب برامج التخطيط ERP في الشركات يحتاج الى دعم من أكبر سلطة إدارية في الشركة ويجب أن يقوم مدير المشروع أو مُطبق النظام (Implementer) أن يُقنع الإدارة بأهمية التغير وما سيترتب عليه من تحسين في أداء العمل، وبالتالي يجب أن يُفوَض بتوجيه من يلزم بإجراء هذا التغيير.

أثناء تخطيطك لتنفيذ مشروع الـERP قد تضطر غالباً إلى تغيير في تنظيم العمل، أو توزيع المهام، أو تعديل خط سير العمليات (Workflow) أو الصلاحيات وغيرها.

كثيرٌ من المشاريع المتعثرة التي وقفت عليها كانت بسبب إهمال عامل التغيير، وتكمن المشكلة أن كثيرٌ من الناس يريدون أن يغيروا البرنامج ليفهمهم لا أن يتغيروا ليفهموه!

عندما تريد تطبيق سياسة الشركة دون تعديل في برنامج الـ ERP سواء كان Great Plains أو Axepta أو SAP أو Oracle أو غيرها فإنك ستضطر غالباً الى إجراء تعديلات كثيرة على البرنامج Customizations وهذا بحد ذاته ليس مناسباً أبداً، وقد يكون معول هدم في طريق نجاح تطبيق النظام.

من طبع البشر أنهم مقاومون للتغيير وأعداءَ ما يجهلون، لذلك الشركات الكبيرة تأتي باستشاريين في الموارد البشرية بشأن إدارة التغيير، يقومون بشرح المنافع من أتمتة الأعمال وكيف أن هذا سيُسرع إنجاز وكفاءة العمل.

ينبغي أن يتم التغيير على ثلاثة محاور أساسية:

1- التغيير على مستوى الموظفين:

الموظفون هم اللاعبون الأساسيون في سبيل إنجاح نظام الـ ERP في الشركة ولا أرى من المناسب اللجوء الى النظام الديكتاتوري والقمعي من البداية لفرض السياسات الجديدة، إذ أن نجاح مشروعك والنتائج المترتبة تكون مبنية على إدخالات وطرق تعامل الموظفين مع البرنامج ويشكل العاملون في تقبلهم وتأييدهم وتصرفهم ومساندتهم جزءا هاما للنجاح وجميعنا يعرف القاعدة

(Garbage In= Garbage Out) أي لو أدخلت بيانات خاطئة فستحصل على تقارير خاطئة دون أدنى شك.

2- التغيير على مستوى العمليات (Process):

ستجد نفسك أثناء تخطيط المشروع لابد من تغيير بسيط في العمليات (خط سير عملية المبيعات مثلا) سيزيد من فرصة نجاح المشروع، بل ستزيد من مستوى الانتاجية وسرعة إنجاز العمل وهذا بحد ذاته هدف من أهداف الإدارة لزيادة (العائد على الاستثمار ROI)، وبنهاية المطاف ستعطي نتائج مبهرة لم تكن للإدارة العليا تتوقعها.

3- التغيير على مستوى التقنية:

لكي تنجح في إنجاز مشروعك لا بد أن تستغل كل تقنية وصل إليها العالم، لا تبخل في تقديم حلول الاتصالات، والأرشفة، وربط الأنظمة (Integration System) وجميع التقنيات التي تكون على مستوى الـ Hardwar & Software.

التزام الشركة في التغيير:

بعد ما سبق سرده في إحداث التغيير في شركتك، فإنه من المهم جدا متابعة ومراقبة هذا التغيير. فمن أهم أهداف إدارة التغيير هو تحقيق الالتزام بالتغيير.

ختاماً: إذا كنت متأكد من اختيارك لبرنامج الـ ERP بشكل سليم فاعلم إن التغيير الذي ستحدثه في منشأتك سيقودك حتما الى الأمام، وكن على ثقة ان البرنامج الذي حصلت عليه مقابل مبلغ معين، قد اجتمع عليه العشرات بل ربما المئات من الخبراء والاستشاريين في وضع أفضل النظم الافتراضية( Best Practices افضل الممارسات)